Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası

1. Veri sorumlusu

KVKK uyarınca veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. Aspen markası altında sunulan hizmetler kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Aspen (“Aspen”, “biz”) tarafından işlenir.

İletişim: info@aspenpayment.com. Başvurularda konu satırına “KVKK Başvurusu” yazılması talep edilir.

2. Kapsam ve tanımlar

Bu metin; Aspen mobil / web uygulaması, site yönetimi paneli, tanıtım (landing) sitesi, online kayıt / görüşme talep formları ve e-posta yoluyla yürütülen iletişim süreçlerinde işlenen kişisel verileri kapsar. Metinde geçen “kişisel veri”, “işleme”, “veri sorumlusu”, “veri işleyen” ve “ilgili kişi” terimleri KVKK’daki anlamlarıyla kullanılır. Özel nitelikli kişisel veri işlenmesi söz konusu olduğunda ayrıca KVKK’nın 6. maddesi hükümleri uygulanır; Aspen, hizmetin doğası gereği sağlık, biyometrik veya benzeri özel nitelikli verileri talep etmez.

3. Toplama yöntemleri

Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, aşağıdaki kanallar üzerinden toplanabilir:

• Uygulama ve panel üzerinden hesap oluşturma, daire / site tanımlama ve kullanım sırasında sizin tarafınızdan sağlanan bilgiler
• Online kayıt formu, görüşme talebi ve e-posta yazışmaları
• Site yönetimi tarafından, hizmetin ifası için gerekli olduğu ölçüde iletilen daire / aidat kayıtları
• Ödeme işlemlerine ilişkin, lisanslı ödeme altyapısından dönen işlem sonucu ve durum bilgileri (kart numarası hariç)
• Teknik loglar, güvenlik kayıtları ve (varsa) zorunlu çerez / yerel depolama verileri

4. İşlenen kişisel veri kategorileri

Hizmetin sunulması için gerekli olan ve amaçla sınırlı ölçüde aşağıdaki kategoriler işlenebilir:

• Kimlik: ad, soyad
• İletişim: e-posta adresi, telefon numarası
• Müşteri / işlem: site / bina adı, daire bilgisi, aidat tutarı ve dönemi, puan bakiyesi ve kullanım kayıtları, başvuru / görüşme notları
• Finansal işlem (kart verisi hariç): ödeme tutarı, tarihi, yöntemi (kart / havale), işlem durumu ve referans bilgisi
• İşlem güvenliği: IP adresi, cihaz / tarayıcı bilgisi, oturum ve erişim logları
• Topluluk / bildirim: site yönetimi tarafından iletilen duyuru içerikleri ve bunlara ilişkin iletim kayıtları

5. İşleme amaçları

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 4. maddesindeki genel ilkeler (hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme) gözetilerek aşağıdaki amaçlarla işlenir:

• Hesap oluşturma, kimlik doğrulama ve kullanıcı yönetimi
• Aidat ödemelerinin yürütülmesi, mutabakatı ve puan kazanımı / kullanımı
• Site yönetimi paneli üzerinden ödeme durumu ve duyuru süreçlerinin işletilmesi
• Online kayıt / görüşme taleplerinin alınması ve yanıtlanması
• Bilgi güvenliği, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi, olay müdahalesi
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili mercilerin taleplerinin karşılanması
• Hizmet kalitesinin iyileştirilmesi ve teknik altyapının işletilmesi (anonim / toplu istatistikler mümkün olduğunca tercih edilir)

Kişisel verileriniz, pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya bu amaçla devredilmez. Ticari elektronik ileti gönderimi yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen koşullar ve gerekli hallerde açık rıza çerçevesinde yürütülür.

6. Hukuki sebepler

İşleme faaliyetleri, KVKK’nın 5. maddesinde sayılan hukuki sebeplere dayanır. Buna göre verileriniz özellikle şu hukuki sebeplerden biri veya birkaçı kapsamında işlenebilir:

• m.5/2-c: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
• m.5/2-ç: Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
• m.5/2-e: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• m.5/2-f: İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (ör. güvenlik, hizmet sürekliliği)
• m.5/1: Yukarıdaki sebeplerin bulunmadığı ve mevzuatın gerektirdiği hallerde açık rızanız

7. Ödeme ve kart verileri

Aspen uygulamasında kart bilgisi tutulmaz; kayıtlı kart özelliği bulunmaz. Kartlı aidat ödemeleri, lisanslı ödeme altyapısı sağlayıcıları üzerinden gerçekleştirilir ve kartlı işlemlerde 3D Secure doğrulaması uygulanır. Tam kart numarası, CVV / CVC ve benzeri ödeme aracı verileri Aspen sunucularında işlenmez veya saklanmaz. Aspen; ödeme tutarı, işlem sonucu, tarih ve durum gibi hizmetin ifası için zorunlu işlem bilgilerini görür ve işler. Havale / EFT ile yapılan ödemelerde de mutabakat için gerekli işlem kayıtları tutulabilir.

8. Aktarım ve alıcı grupları

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. maddesine uygun olarak ve yalnızca işleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşılabilir:

• Lisanslı ödeme altyapısı sağlayıcıları (ödeme işlemlerinin yürütülmesi)
• Barındırma, bulut, e-posta ve teknik altyapı hizmet sağlayıcıları (veri işleyen sıfatıyla, sözleşmesel güvencelerle)
• İlgili site yönetimi (yalnızca kendi sitesine ait aidat / daire mutabakatı ve duyuru süreçleri için gerekli veriler)
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri (hukuki yükümlülük veya resmi talep halinde)

Veri işleyenlerle yapılan sözleşmelerde; verilerin yalnızca talimat doğrultusunda işlenmesi, gizlilik, güvenlik tedbirleri ve süre sonunda iade / imha yükümlülükleri aranır.

9. Yurt dışına aktarım

Hizmet altyapısının bir kısmı yurt dışında bulunan barındırma veya iletişim hizmetleri üzerinden işletilebilir. Bu durumda kişisel verilerin yurt dışına aktarımı; KVKK’nın 9. maddesi, ilgili yönetmelik ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği usuller çerçevesinde, yeterli korumanın bulunduğu ülkelere aktarım, taahhütname / standart sözleşmeler veya mevzuatta öngörülen diğer hukuki güvencelerden biri sağlanmak suretiyle gerçekleştirilir. Aktarımın dayandığı hukuki yöntem hakkında talep halinde bilgi verilir.

10. Saklama süreleri

Kişisel veriler; işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı, saklama ve belge muhafaza süreleri boyunca tutulur. Süreler sona erdiğinde veriler, KVKK ve ilgili yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Örnek süreler (mevzuat veya sözleşme daha uzun süreyi gerektirmediği sürece):

• Hesap ve daire kayıtları: üyelik / sözleşme ilişkisi süresince ve sona ermesinden sonra olası uyuşmazlık süreleri boyunca
• Ödeme ve finansal işlem kayıtları: ilgili mali / ticari mevzuatta öngörülen süreler
• Başvuru / iletişim formları: talebin sonuçlandırılması ve takip süreçleri için gerekli süre
• Güvenlik ve erişim logları: güvenlik ve denetim ihtiyaçlarıyla orantılı süre

11. Teknik ve idari tedbirler

Aspen; kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla KVKK’nın 12. maddesi uyarınca uygun teknik ve idari tedbirleri alır. Bunlar arasında erişim yetkilendirme, güvenli iletim (TLS vb.), kayıt / loglama, yetkisiz erişime karşı önlemler, çalışan / sağlayıcı gizlilik yükümlülükleri ve ihtiyaç duyulduğunda periyodik değerlendirme yer alır. Kart verilerinin Aspen’de tutulmaması da risk azaltıcı bir tedbirdir. Bir veri ihlali öğrenildiğinde, mevzuatın gerektirdiği hallerde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na ve ilgili kişilere bildirim yapılır.

12. İlgili kişinin hakları

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşleme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme / silme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

13. Başvuru usulü

Haklarınızı kullanmak için başvurularınızı info@aspenpayment.com adresine, kimliğinizi tespit etmeye elverişli bilgiler ve talebinizin açıkça belirtilmesi suretiyle iletebilirsiniz. KVKK’nın 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde tebliğde öngörülen ücret tarifesi uygulanabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

14. Çerezler ve site kullanımı

Tanıtım sitemizde dil tercihiniz cihazınızda yerel olarak (localStorage) saklanabilir. Zorunlu teknik işleyiş dışında reklam ve profilleme amaçlı üçüncü taraf çerezleri kullanılmaz. Tarayıcı ayarlarınızdan çerezleri yönetebilirsiniz; bazı teknik işlevler etkilenebilir. Uygulama içinde ek çerez veya benzeri teknolojiler kullanılması hâlinde, ilgili arayüzde ayrıca bilgilendirme yapılır.

15. Güncellemeler

Aspen, mevzuat değişiklikleri veya hizmet kapsamındaki güncellemeler nedeniyle bu metni değiştirme hakkını saklı tutar. Güncel sürüm bu sayfada yayımlanır; yürürlük / güncelleme tarihi metnin başında belirtilir. Önemli değişikliklerde, uygun düştüğü ölçüde kullanıcı bilgilendirmesi yapılır. Bu sayfada yayımlanan metin, önceki sürümlerin yerine geçer.

16. İletişim

KVKK ve gizlilik talepleri için: info@aspenpayment.com. Konu satırı önerisi: “KVKK Başvurusu”.